Você pode estar pensando em contratar um assistente virtual, mas não tem certeza de como isso agregará valor ao seu negócio.
Afinal, o que faz um assistente virtual?
De fato, existem muitas razões pelas quais empresários e profissionais optam por contratar assistentes virtuais em vez de contratar funcionários tradicionais.
Para começar, há uma grande variedade de tarefas que você pode terceirizar: assistentes virtuais -AVs, fazem tudo, desde tarefas administrativas e marketing digital até recados pessoais.
Além disso, contratar um assistente virtual é uma solução econômica. Quando você considera benefícios, impostos e outras taxas, um funcionário pode custar até 50% mais do que um assistente.
Vamos examinar os principais benefícios com um pouco mais de detalhes.
O que é um assistente virtual?
Um assistente virtual é uma pessoa que presta vários serviços a empreendedores ou empresas a partir de um local remoto.
Há uma série de atividades que um assistente virtual pode fazer, incluindo:
- Gerenciamento de mídias sociais;
- Gerenciamento de eventos;
- Gerenciamento de calendários, compromissos e e-mails;
- Preparando relatórios;
- Tarefas pessoais como reservar hotéis e restaurantes;
- Tarefas de marketing digital.
É uma lista sem fim!
Na verdade eles podem fazer praticamente qualquer coisa. Não estão com você pessoalmente, mas ainda são uma parte vital do seu negócio.
Razões para contratar um assistente virtual
Os assistentes virtuais estão em toda parte nos dias de hoje. Mais e mais pessoas estão se voltando para esses profissionais e parece que eles estão aqui para ficar. Veja por que você deve contratar um assistente virtual.
Redução de custos
Uma das principais razões pelas quais empreendedores e empresas terceirizam o trabalho é que ele custa menos.
Em vez de contratar um funcionário em tempo integral para um trabalho mais simples, você pode optar por terceirizar.
O salário mais acessível não é a única maneira de economizar dinheiro com profissionais virtuais.
Um empresário também pode economizar muito quando se trata de custos de treinamento.
Normalmente, as empresas precisam treinar sua equipe interna depois de concluir o processo de contratação.
Tudo isso custa tempo e dinheiro que pode ser utilizado de forma mais eficaz.
É possível contratar assistentes virtuais que já são especialistas em seu campo. Dessa forma, uma empresa não precisa investir tempo e dinheiro treinando-os. Eles podem começar imediatamente.
Economia de tempo
Todos sabemos que tempo é dinheiro, especialmente nos negócios.
Por exemplo, digamos que você seja uma pequena empresa sem equipe de RH.
Seus funcionários não devem passar horas postando anúncios de emprego, fazendo triagem preliminar de currículos, organizando um processo de entrevista.
Você pode pular essa etapa e contratar um assistente virtual para trabalhar nessas tarefas específicas.
Como eles podem se concentrar apenas nas tarefas para as quais você os contratou, farão o trabalho mais rápido do que seus funcionários efetivos que precisam lidar com várias demandas.
É um ganho para todos os envolvidos.
O que os assistentes virtuais podem fazer?
Um título mais apropriado seria – “O que os assistentes virtuais não podem fazer por você?” Como já foi dito, há uma série de tarefas que você pode terceirizar.
Conheça as atividades mais comuns que um assistente virtual costuma realizar.
Trabalho Administrativo
Você pode contratar assistentes virtuais para:
- Gerenciamento de agenda – Agendamento de reuniões e compromissos
- Atender chamadas telefônicas
- Entrada de dados básicos
- Organizando sua lista de tarefas e calendário
- Reservas de viagens
Basicamente qualquer coisa que um assistente administrativo costuma fazer. A única diferença é que esse funcionário não estará fisicamente na sua empresa.
Tarefas Pessoais
Você pode contratá-los para ajudarem com tarefas em sua vida pessoal também, como:
- Organizando sua lista pessoal de tarefas e calendário;
- Agendamento viagens de fim de semana ou férias;
- Ajudando você a fazer compras – presentes, livros, papelaria, ferragens e talvez até roupas!
Como muitas dessas tarefas não precisam ser feitas pessoalmente, elas podem ser facilmente terceirizadas para um assistente virtual.
Produção de conteúdo
A produção de conteúdo subiu para o topo da escada do marketing digital nos últimos anos.
Há uma razão pela qual grandes corporações publicam posts em blogs com frequência. Isso ajuda a aumentar a otimização do mecanismo de pesquisa e direcionar o tráfego para o site.
Ter um profissional específico e habilitado para realizar este trabalho pode ser uma ótima decisão de marketing.
A criação de conteúdo envolve várias atividades. Além de escrever, existem tarefas específicas, como pesquisar, encontrar e editar imagens, enviar artigos para o seu blog e assim por diante.
É por isso que é uma boa ideia terceirizar as postagens do seu blog para um assistente virtual. Você pode terceirizar as tarefas auxiliares, como imagens ou uploads, ou todo o processo.
Por exemplo, um número crescente de agentes e corretores está usando assistentes virtuais para suas atividades de marketing imobiliário – incluindo criação de conteúdo, organização de casas abertas e mídia social.
Terceirizar o processo para apenas uma pessoa garante que cada conteúdo tenha um toque pessoal e não perca qualidade.
Gerenciamento de mídias sociais
A mídia social é uma arma muito importante no seu plano de marketing.
É onde muitos de seus clientes em potencial vão notar e se envolver com você. No entanto, a maioria das empresas parece distante e desconectada de seus clientes.
Se esse for o caso, sua presença nas mídias sociais pode mudar isso.
Se você não tem tempo ou pessoal para lidar com contas de mídia social, por que não terceirizar para um assistente virtual?
Eles serão responsáveis por tarefas específicas, como:
- Criar conteúdo para compartilhar em suas contas;
- Agendar postagens;
- Engajar seus seguidores.
Análise de estatísticas e relatórios
É importante ter alguém experiente para esse trabalho, pois gerenciar a presença nas mídias sociais de uma empresa é complexo.
Suas contas precisam ser capazes de se conectar com as pessoas enquanto permanecem relevantes.
É por isso que muitas empresas recorrem a profissionais virtuais para lidar com tarefas de mídia social de nível macro.
Eles podem acompanhar o que está se tornando viral, monitorar interações e analisar estatísticas para ver o que converte melhor.
Pesquisas
A pesquisa é uma parte essencial da estratégia de crescimento de qualquer empresa. Sem alguns insights sólidos, você nunca saberá como crescer.
No entanto, um empresário não pode passar horas pesquisando enquanto tenta administrar seu negócio.
Quando se trata de pesquisa, você precisa de uma pessoa dedicada, cuja linguagem natural seja a análise de dados.
Um assistente virtual deve ser capaz de:
- Acompanhar os produtos e serviços dos concorrentes;
- Analisar as tendências de consumo;
- Encontrar os melhores formatos para comunicação;
- Buscar os melhores programas de afiliados.
Atribuir todas essas atividades a alguém da sua equipe que já tem outras funções pode não ser uma boa ideia.
Por isso que os gestores estão se voltando para os assistentes virtuais para pesquisas de vários formatos.
Como eles não têm outras funções, podem se concentrar apenas em coletar e analisar dados para ajudar sua empresa a alcançar de maneira mais rápida seus objetivos.
Atendimento ao cliente
O atendimento ao cliente foi um dos primeiros campos a incorporar a modalidade de trabalho virtual.
Se seus clientes não interagem com você pessoalmente, você também não precisa de um funcionário interno para fazer esse trabalho.
A maioria das interações de atendimento ao cliente são amplamente centradas no tratamento de preocupações que podem ser respondidas facilmente a partir de um manual.
Você não precisa de um alto nível de especialização aqui. Caso seus assistentes virtuais não possam lidar com um problema, passarão para um funcionário de tempo integral com maiores conhecimentos.
Mas uma triagem já ocorreu, economizando tempo e esforço.
Seus assistentes só precisam saber sobre o que você oferece aos clientes e estarão preparados para responder a grande maioria das perguntas.
E se você quiser que eles tenham acesso limitado às informações de seus clientes, use um software de co-navegação, que configura uma maneira segura de ter acesso aos dados.
Gerenciamento de e-mail
Responder a todos os e-mails pode ser uma tarefa gigantesca. Mas isso tem que ser feito. Se você deixar esse trabalho acumulando, você terá problemas.
Um assistente virtual pode:
- Filtrar todo o seu e-mail para eliminar qualquer spam que tenha entrado;
- Responder a consultas de trabalho, perguntas gerais e de acompanhamento;
- Organizar e filtrar sua caixa de entrada;
- Realizar campanhas de marketing e gerenciar listas de e-mails.
Dessa forma você terá seu canal de e-mail ainda totalmente funcional, sem precisar do seu envolvimento de forma permanente.
Gerenciamento de finanças
Os assistentes virtuais não podem fazer sua contabilidade, mas podem ajudá-lo a gerenciar suas finanças.
Eles podem fazer orçamentos, compras e acompanhar suas despesas, fazendo com que sua vida financeira, pessoal ou de negócios, seja o mais equilibrada possível.
Isso também evita surpresas de última hora quando se trata de pagar impostos.
Onde encontrar assistentes virtuais
Neste ponto, está claro que ter esses membros na sua equipe pode ser de grande ajuda para você.
Eles podem aumentar sua produtividade, eliminar muita rotina de suas mãos, gerenciar planos de viagem, campanhas de marketing e assim por diante.
Mas como você contrata um assistente virtual? Como é o processo de entrevista?
Isso representa um desafio único, porque eles dificilmente estarão trabalhando no mesmo ambiente que você.
Por serem trabalhadores remotos, sempre há um elemento de risco associado a esse modelo de trabalho.
Como você irá saber se eles estarão trabalhando de forma diligente? Como irá verificar suas credenciais? Eles são confiáveis?
Todas essas são perguntas válidas.
A primeira solução é contratar profissionais virtuais de fontes conhecidas.
A segunda solução é usar uma ferramenta de rastreamento de tempo como para garantir que eles estejam trabalhando de acordo com o que foi solicitado.
Seu processo de seleção também deve ser bom o suficiente para eliminar candidatos inadequados. Confira algumas maneiras de contratar um assistente virtual.
Mercados autônomos
Publique uma lista das tarefas que você precisa em um mercado freelance. Os freelancers podem responder a essa lista se a descrição do trabalho lhes interessar.
Você pode filtrar todas as respostas para contratar o assistente virtual mais adequado para você.
Mas seja extremamente claro na descrição do trabalho. Não é incomum que ocorram discussões sobre quais eram os requisitos quando chega o dia do pagamento.
Normalmente, há centenas de respostas para cada postagem. Embora isso lhe dê um grande conjunto de talentos para escolher, muitas vezes é demais para peneirar.
A solução é evitar a maioria dos sites freelancers e focar nos mais confiáveis.
Empresas de assistentes virtuais
Pense nas empresas de assistente virtual como agências on-line de trabalho. Você entra em contato e apresenta suas necessidades. Com base na sua solicitação, as agências enviam a pessoa mais adequado para sua empresa.
Com este método você economiza tempo e esforço, pois uma triagem já foi realizada.
É importante ressaltar que, quando você contrata um assistente virtual através de agências, não paga por trabalhos individuais. Geralmente você compra pacotes.
Eles são baseados nas horas trabalhadas que podem variar de 10 a 75 horas ou mais. Você terá muita flexibilidade e suporte ao longo do caminho para aproveitar ao máximo suas demandas.
Além disso, como existe uma empresa intermediando a contratação, você terá assistência em caso de possíveis disputas ou alguma divergência.
O que pode ser considerado uma desvantagem é que esses serviços tendem a ser caros. Isso é esperado porque esses sites cobram comissão pelo serviço de intermediação.
Outra desvantagem é que você está limitado aos assistentes que a agência oferece. Na maioria dos casos, eles são suficientes, mas em alguns casos, pode ser difícil encontrar um bom ajuste para suas necessidades.
Mas se você não tem problemas com orçamento, a confiabilidade que você obtém de boas agências é razão mais do que suficiente para contratar essa modalidade de colaborador e ter mais tempo para focar no que realmente importa: o sucesso do seu negócio!
